So gestalten Sie Ihren Vertriebsprozess in einem CRM: Ein Pipedrive-Leitfaden für KMU-Inhaber

Gehen Sie von den tatsächlichen Vertriebsschritten Ihres Teams aus, nicht von der Standard-Pipeline. Bevor Sie irgendetwas ändern, prüfen Sie eine Annahme: Viele B2B-Vertriebsunternehmen erstellen Angebote aus einer Preisliste, bevor sie ein formelles Angebot (Proposal) schreiben. Eine Pipeline, die das formelle Angebot vor dem Preisangebot platziert, verankert die falsche Reihenfolge im System. Wenn die Standardreihenfolge Ihres Testzugangs dies tut, ändern Sie sie – passen Sie nicht Ihr Team an die Software an.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Sieben-Schritte-Methode, um eine Pipeline mit 4–7 Phasen zu definieren, nur die Deal-Felder auszuwählen, die eine Entscheidung vorantreiben, und zwei oder drei Automatisierungen einzurichten, die wiederkehrende administrative Aufgaben überflüssig machen. Er endet mit einem Arbeitsblatt und einem konkreten Beispiel aus dem B2B-Vertrieb. Die Spanne von 4–7 Phasen, die Feldregel, der Startpunkt mit zwei bis drei Automatisierungen und die unten genannte Schwelle für Individualentwicklung bilden einen professionellen Entscheidungsrahmen für KMU-Inhaber – sie stellen kein gemessenes Optimum aus den eigenen Vertriebsdaten von Niro Digital dar. Niro Digital beschreibt diesen Blog als Praxisnotizen zu KI-Automatisierung, Individualsoftware, Recruiting-Anzeigen und Lead-Generierung – geschrieben aus der Arbeit, die wir für Kunden liefern, nicht nach einem Redaktionsplan.

Der schnellste Weg zu einer Pipeline, die niemand nutzt, besteht darin, die Standardeinstellungen des Anbieters zu übernehmen. Ersetzen Sie dies durch eine einstündige Übung: Bitten Sie jeden Vertriebsmitarbeiter, die Schritte, die ein Deal tatsächlich durchläuft, auf separate Karten zu schreiben, und ordnen Sie die Karten dann so an, wie die Arbeit abläuft. Beziehen Sie auch die Schritte ein, die sich chaotisch anfühlen – die interne Übergabe, das erneute Angebot, die Bonitätsprüfung –, denn genau hier hilft das CRM entweder oder wird links liegen gelassen.

In Pipedrive stellt jede Pipeline-Phase einen Schritt dar, den ein Deal durchläuft, bevor er gewonnen oder verloren wird. Pipedrive definiert eine gut strukturierte Pipeline als eine, die dabei hilft, Fortschritte zu verfolgen, Umsätze zu prognostizieren und Engpässe zu identifizieren. Die eigene Empfehlung von Pipedrive lautet, jeden wichtigen Schritt, den ein Deal tatsächlich durchläuft, aufzulisten und diese als Phasen zu nutzen – mit „klaren und handlungsorientierten“ Namen wie „Meeting vereinbart“ oder „Angebot gesendet“ anstelle von vagen Bezeichnungen wie „In Bearbeitung“. Die Dokumentation von Pipedrive warnt zudem davor, dass zu viele Phasen die Pipeline unübersichtlich machen und die Akzeptanz verringern, und empfiehlt weniger Phasen; die von uns geprüfte Quelle wurde vor der genauen empfohlenen Anzahl abgeschnitten, daher werden wir Ihnen hier keine Zahl vorgeben. Halten Sie sich an die Spanne von 4–7 Phasen als Arbeitsregel, nicht als Gesetz.

Die Falle der Standardreihenfolge: Formelles Angebot vor Preisangebot

Pipedrive wird mit einem Standard-Vertriebsprozess ausgeliefert (zu finden im Deals-Tab unter der Pipeline-Ansicht), der bearbeitet oder ersetzt werden kann; nur Benutzer mit Deal-Admin-Rechten können eine Pipeline einrichten oder bearbeiten. Dieser Standard ist generisch und kann für ein Vertriebsunternehmen die falsche Reihenfolge vorgeben. In dem in diesem Leitfaden verwendeten illustrativen B2B-Vertriebs-Workflow sendet das Team ein Preislisten-Angebot vor einem formellen Angebot. Das spätere Praxisbeispiel in diesem Leitfaden platziert „Angebot gesendet“ vor „Formelles Angebot gesendet“. Wenn Ihre aktuelle Pipeline diese beiden vertauscht hat, beheben Sie das: Eine Phasenreihenfolge, die im Widerspruch zu Ihrer tatsächlichen Verkaufspraxis steht, ist ein Hauptgrund dafür, dass Ihr Team aufhört, Deals einzutragen.

Eine Pipeline, bei der jede Phase auf 100 % steht, liefert Zahlen, die Sie nicht für die Planung nutzen können. Jede Phase verfügt über eine konfigurierbare Phasenwahrscheinlichkeit (die Wahrscheinlichkeit, dass der Deal bis zu seinem erwarteten Abschlussdatum gewonnen wird, standardmäßig 100 %, sofern nicht geändert); eine Wahrscheinlichkeit pro Deal kann die Phasenwahrscheinlichkeit überschreiben, und Pipedrive berechnet automatisch den gewichteten Wert aus der Wahrscheinlichkeit. Hier bedeutet gewichteter Wert den Wert eines Deals multipliziert mit seiner Abschlusswahrscheinlichkeit. Eine frühe Anfrage über €10,000 mit einer Wahrscheinlichkeit von 10% trägt also €1,000 zu Ihrer Prognose bei, nicht €10,000.

Legen Sie jede Phasenwahrscheinlichkeit basierend auf Ihren historischen Abschlussquoten fest, nicht auf Basis von Optimismus. Überprüfen Sie dann das Feld für die Pipeline-Zusammenfassung, das vier Kennzahlen ausweist – Gesamtwert, Anzahl der Deals, Wert nach Währung und gewichteter Gesamtwert (angepasst an die Phasen- oder Deal-Wahrscheinlichkeit) – und Filter ermöglichen es Ihnen, einzuschränken, welche Deals in den Gesamtsummen enthalten sind. Wenn der gewichtete Gesamtwert in jeder Phase fast dem Gesamtwert entspricht, wurden die Wahrscheinlichkeiten nie geändert. Die Lösung ist ein einziger Besuch in den Phaseneinstellungen und ein paar ehrliche Zahlen.

Bei den Datenfeldern entscheidet sich, ob ein CRM akzeptiert wird oder nicht. Jedes zusätzliche Pflichtfeld ist eine kleine Steuer, die Ihre Vertriebsmitarbeiter bei jedem Deal zahlen. Unsere Regel für KMU-Teams lautet: Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld nur hinzu, wenn es eine Entscheidung, eine erforderliche Hürde (Gate) oder einen Bericht steuert; nutzen Sie die Pipedrive-Funktion für Pflichtfelder für phasenspezifische Hürden (z. B. „Formelles Angebot gesendet“) und lassen Sie „wichtige“ Felder als optionalen Kontext bestehen. Dies ist ein Entscheidungsrahmen, kein gemessenes Optimum – er sagt Ihnen nicht, welche spezifischen Felder Ihr Unternehmen benötigt.

Bevor Sie Pflichtfelder festlegen, entscheiden Sie, zu welchem Datensatz die jeweilige Information gehört. Unsere Platzierungsregel: Dauerhafte Unternehmensinformationen gehören in den Organisationsdatensatz, dauerhafte individuelle Kontaktinformationen in den Personendatensatz, dealspezifische kommerzielle Informationen in den Deal und datierte nächste Schritte in die Aktivitäten. Wenden Sie dies auf das Arbeitsblatt in Schritt 7 an: Firmenname und Produktkategorie auf der Organisation; Ansprechpartner auf dem verknüpften Personendatensatz; Angebotsnummern, Anforderungszusammenfassung, Anzahl der Revisionen und vereinbarte Marge auf dem Deal; Wiedervorlagetermine und Übergabe-Checkliste in den Aktivitäten. Versehen Sie jedes Beispielfeld mit seinem Datensatztyp, damit die Pflichtfelder des Deals rein kommerziell bleiben.

Wissen Sie zunächst, was Sie ändern können und was nicht. Alle Pipedrive-Elemente (Leads, Deals, Personen, Organisationen, Aktivitäten, Produkte, Projekte) teilen eine Struktur aus Standard-, System- und benutzerdefinierten Feldern; Standardfelder können nicht gelöscht und ihre Namen und Typen nicht bearbeitet werden, obwohl ihre Sichtbarkeit geändert werden kann. Das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von benutzerdefinierten Feldern erfordert die entsprechenden globalen Berechtigungen. Benutzerdefinierte Felder existieren, damit Unternehmen Informationen, die für ihren eigenen Vertriebsprozess wichtig sind, speichern, organisieren, filtern und verwalten können.

Mit Pflichtfeldern setzen Sie Hürden durch. Die Funktion für Pflichtfelder ermöglicht es Admins, das Speichern oder den Phasenwechsel zu blockieren: Benutzer „können keine neuen Elemente hinzufügen oder bearbeiten oder Deals verschieben, bis die Pflichtfelder ausgefüllt wurden“; laut Dokumentation ist dies in den Plänen Professional und höher verfügbar – ein alter Planname. Für Deal- und Lead-Felder kann die Pflichtfeld-Regel pro Pipeline und pro Phase definiert werden (z. B. ein Feld, das nur in der Phase „Formelles Angebot gesendet“ erforderlich ist); Personen-, Organisations- und Produktfelder sind laut Dokumentation immer erforderlich und können nicht auf diese Weise eingeschränkt werden. Die Schulungen der Pipedrive Academy unterscheiden zwischen Pflichtfeldern (müssen ausgefüllt werden; von Admins festgelegt; können je nach Pipeline oder Phase variieren) und wichtigen Feldern (liefern Kontext und regen zum Ausfüllen an, sind aber nicht obligatorisch), die in der Deal-Detailansicht mit Farbindikatoren angezeigt werden.

Achten Sie auf die Obergrenzen der Tarife. Unter den alten Tarifstufen (abgelöst am 2025-09-30): Essential 30, Advanced 100, Professional 300, Power 500, Enterprise 1,000 benutzerdefinierte Felder pro Unternehmen. Die aktuellen Limits der neuen Tarife wurden in diesem Durchlauf nicht erfasst, prüfen Sie also die tatsächliche Anzahl in Ihrem eigenen Account, bevor Sie um eine alte Tarifstufe herum planen. Die Feldregel hält Sie weit unter jeder Obergrenze, wenn Sie sie konsequent anwenden.

Angebote bewegen sich nicht auf einer geraden Linie: Ein Käufer bittet um ein überarbeitetes Angebot, dann um einen Rabatt, dann um ein anderes Lieferdatum. Der saubere Weg, dies abzubilden, besteht darin, den Deal in einer einzigen Pipeline zu belassen. Ein Deal kann immer nur in einer Pipeline gleichzeitig existieren, und das Produkt ermöglicht das Erstellen mehrerer Pipelines, um unterschiedliche Vertriebsprozesse im selben Account abzubilden. Letzteres kann dazu verleiten, eine separate „Verhandlungs“-Pipeline aufzubauen – tun Sie das nicht.

Um Angebots- und Verhandlungsschleifen zu handhaben, die nicht geradlinig verlaufen, belassen Sie den Deal in einer einzigen Pipeline (Pipedrive erlaubt einen Deal nur in jeweils einer Pipeline) und bilden Sie jede Revision als Phase oder als datierte Wiedervorlage-Aktivität ab, anstatt parallele Pipelines zu erstellen. Verschieben Sie den Deal bei einer Angebotsänderung entweder zurück in eine Revisionsphase „Angebot gesendet“ oder erstellen Sie eine datierte Wiedervorlage-Aktivität, wenn das Angebot gesendet wird. Wenn die Schleife absolut nicht in einer Pipeline abgebildet werden kann, ist dies ein frühes Signal für die Schwelle zur Individualentwicklung in Schritt 6. Mehr über diese Alternative erfahren Sie auf unserer Seite Custom CRMs.

Eine Pipedrive-Automatisierung besteht aus genau zwei Teilen – einem Auslöser-Ereignis („Wenn“) und einem Aktions-Ereignis („Dann“); Auslöser können das Erstellen, Aktualisieren oder Löschen einer Person, Organisation, Aktivität oder eines Deals sein, oder ein Datumsauslöser wie eine Vertragsverlängerung oder eine Frist für ein Ereignis. Dieses Wenn/Dann-Modell reicht aus, um wiederkehrende administrative Aufgaben zu eliminieren, ohne dass sich das CRM wie ein Roboter anfühlt, der Dinge in Ihrem Namen versendet.

Beginnen Sie mit der Automatisierung, die Pipedrive selbst empfiehlt: das Planen einer Aktivität, wenn ein Deal in eine bestimmte Phase verschoben wird. Pipedrives eigenes Beispiel für eine lohnende Automatisierung ist das „Planen einer Aktivität, wenn ein Deal in eine bestimmte Phase verschoben wird“, um wiederkehrende administrative Aufgaben zu ersetzen, damit sich Verkäufer auf das Verkaufen konzentrieren können. Wählen Sie von dort aus zwei oder drei aus, die echten Ärger ersparen. Beginnen Sie mit der Automatisierung dort, wo sie wiederkehrende administrative Aufgaben eliminiert: Planen Sie beispielsweise eine Aktivität, wenn ein Deal in eine bestimmte Phase verschoben wird (Pipedrives eigenes Beispiel), und halten Sie unumkehrbare oder kundenorientierte Aktionen hinter einer menschlichen Freigabehürde.

Kennen Sie die Obergrenzen Ihres Tarifs, bevor Sie viele Automatisierungen aktivieren. Limits für aktive Automatisierungen pro Unternehmen in den neuen Tarifstufen: Growth 50, Premium 150, Ultimate 250; deaktivierte Automatisierungen zählen nicht; wenn das Limit erreicht ist, „werden einige Automatisierungen möglicherweise nicht mehr ausgeführt, führen Aktionen nicht aus oder ignorieren neue Ausführungen“. Unter den alten Tarifstufen (abgelöst am 2025-09-30): Die Automatisierungslimits pro Unternehmen lagen bei Advanced 50, Professional 100, Power 150, Enterprise 250, und die Wenn/Dann-Bedingungen pro Automatisierung waren auf Advanced 1, Professional 5, Power 10, Enterprise 20 begrenzt. Die Historie ist nur deshalb von Bedeutung, weil Tutorials immer noch die alten Zahlen zitieren.

Die veröffentlichte Automatisierungsdoktrin von Niro Digital drückt dieselbe Grenze in schärferen Worten aus: „Wir vertrauen Modellausgaben niemals blind. Jede Automatisierung wird mit deterministischen Verifizierungsprüfungen, Budgetobergrenzen und menschlichen Freigabehürden für unumkehrbare Aktionen ausgeliefert. Wir bauen Systeme, in denen KI-Ausgaben als Behauptung behandelt werden, die Prüfungen bestehen muss, bevor sie als erledigt gilt.“ Wenden Sie die vereinfachte Version hier an: Wenn eine Aktion etwas an einen Kunden sendet oder nicht rückgängig gemacht werden kann, automatisieren Sie sie nicht – machen Sie sie zu einer Aufgabe, die ein Mensch freigibt. Wenn Sie über das native Wenn/Dann-Modell von Pipedrive hinausgehen möchten, deckt unser Service AI Automation überwachte Agentensysteme mit Verifizierungshürden ab. Überprüfen Sie das Dashboard zur Automatisierungsübersicht (Kontomenü → Tools und Apps → Automatisierungen → Übersicht) auf den Zustand der Automatisierungen, die am häufigsten fehlgeschlagenen Automatisierungen, die aktivsten Automatisierungen und Automatisierungen ohne Ausführungen für heute / die letzten 7 / die letzten 14 Tage; globale Admins sehen die unternehmensweiten Aktivitäten, reguläre Benutzer nur ihre eigenen. Hier bemerken Sie, wenn eine Automatisierung stillschweigend ignoriert wird.

Die ehrliche Schwelle ist eine professionelle Einschätzung, kein Benchmark: Als Schlussfolgerung aus den dokumentierten Einschränkungen von Pipedrive ist eine Standard-CRM-Konfiguration wahrscheinlich ausreichend, wenn Ihr Prozess in die von Pipedrive unterstützten Pipelines, Phasenanzahlen, Limits für benutzerdefinierte Felder und Automatisierungslimits passt. Eine Individualentwicklung ist ihre Kosten wert, wenn der Prozess nicht-lineare Angebots-/Verhandlungsschleifen, phasenspezifische Pflichtfelder oder Automatisierungsverhalten erfordert, die die aktuellen Tariflimits nicht unterstützen. Lesen Sie diesen Satz zweimal – die Limits, auf die Sie in den Schritten 2, 3 und 5 gestoßen sind, bilden die Grenze, nicht abstrakte Präferenzen.

Um klarzustellen, was Ihnen die Konfiguration standardmäßig bietet: In allen vier neuen Tarifstufen (Lite, Growth, Premium, Ultimate) umfasst der dokumentierte Funktionsumfang anpassbare Pipelines, benutzerdefinierte Felder, die Anpassung von Deal-Karten, Deal-Fäulnis (Deal Rotting), Datenimport/-export, das Zusammenführen doppelter Daten, die Leads-Inbox und den Produktkatalog. Wenn Ihr Prozess innerhalb dieser Funktionen und Tariflimits abgebildet werden kann, konfigurieren Sie weiter. Wenn nicht, ist eine Individualentwicklung die legitime Option.

Niro Digital ist eine digitale Agentur, die Ende 2023 gegründet wurde, in Kroatien registriert ist und hauptsächlich den slowenischen Markt bedient – beschreiben Sie sie niemals als slowenisches Unternehmen. Ihre vier Hauptdienstleistungen sind in der eigenen Reihenfolge der Website: AI automation, custom software development, recruiting advertising und lead generation advertising. Die Entwicklung von Individualsoftware – CRMs, Dashboards, Mitarbeiter-Tools, Logistiksysteme, die genau auf die Arbeitsweise des Unternehmens zugeschnitten sind – ist eine dieser vier Dienstleistungen. Der veröffentlichte Wert der Agentur Radical Transparency besagt: „Sie besitzen Ihre Werbekonten und Ihren Code.“ Dieses Werteversprechen ist der Grund, warum dieser Leitfaden Ihnen rät, keine maßgeschneiderte Software zu kaufen, wenn eine Konfiguration das Problem löst. Wenn Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, finden Sie veröffentlichte Richtwerte auf der Preisseite, und einen tieferen Einblick in die Dienstleistung bietet die Seite Custom Software Development. Wir werden hier keinen Preis nennen, da die richtige Zahl von Ihrem tatsächlichen Prozess abhängt.

Bevor Sie die Tabelle kopieren, entscheidet eine Platzierungsregel darüber, wo jedes Feld hingehört: Dauerhafte Unternehmensinformationen gehören in den Organisationsdatensatz, dauerhafte individuelle Kontaktinformationen in den Personendatensatz, dealspezifische kommerzielle Informationen in den Deal und datierte nächste Schritte in die Aktivitäten. Jedes unten stehende Beispielfeld ist mit dem Datensatztyp versehen, der es enthalten sollte.

Kopieren Sie die Tabelle und ersetzen Sie die Beispielzeilen durch die Schritte Ihres Teams. Das Beispiel ist eine ausdrücklich hypothetische Vorlage, die nicht aus einer CRM-Implementierung von Niro Digital stammt. Ersetzen Sie sie daher durch Ihre eigenen Schritte. Legen Sie jede Wahrscheinlichkeit basierend auf Ihren eigenen Abschlussquoten fest; die unten stehenden Zahlen sind Platzhalter.

Sobald die Tabelle ausgefüllt ist, testen Sie sie einen Tag lang mit ein oder zwei Vertriebsmitarbeitern: Erfassen Sie echte Deals, verschieben Sie sie und beobachten Sie, wo sich die Felder oder Phasen falsch anfühlen. Die Pipeline von Pipedrive kann bearbeitet oder ersetzt werden, also übertreiben Sie es am ersten Tag nicht – lassen Sie das Arbeitsblatt an einem Ort, an den Sie zurückkehren können, wenn sich der Prozess ändert. Wenn Sie Beweise für echte individuelle CRM-Arbeiten sehen möchten, bevor Sie eine größere Entscheidung treffen, zeigt die Projects-Seite veröffentlichte Fallstudien.

Damit ist die Aufgabe abgeschlossen: Sie haben nun einen Pipeline-Entwurf, eine kurze Feldliste und zwei oder drei Automatisierungen für den Anfang. Wenn Sie eine zweite Meinung dazu wünschen, ob eine Standardkonfiguration für Ihr Team ausreicht, bringen Sie das Arbeitsblatt zu einem Erstgespräch mit, und wir gehen es noch vor Ablauf Ihres Testzeitraums gemeinsam mit Ihnen durch.

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